Le logiciel permet

• La répartition de toutes les classes quels que soient leur dénomination et leur nombre.
• L'affectation de tous les élèves par classe.
• L'affectation des enseignants par classe et par matière enseignée.
• L'ensemble de ces affectations est intégré automatiquement par transfert des informations venant des fichiers de scolarité utilisés par l'établissement (SCONET, GEP, Aplon ou autre).

Chaque manuel est identifié dans la base selon des critères de

• Disponibilité (en stock, quantité et valeur).
• D'état : neuf ou usagé... (ces situations sont entièrement paramétrables).
• Saisie automatique des manuels scolaires à prêter aux élèves. Il s'agit de sélectionner le manuel proposé dans la base, ou en son absence de saisir la référence du manuel préconisé pour la classe.

GMSWin génère seul autant de numéros d'exemplaires que d'élèves concernés par une référence de manuel.

• A partir de la saisie code-barres d'un seul exemplaire de cette référence, le système fabrique autant de numéros d'exemplaires que nécessaire pour la classe concernée, et en conséquence autant d'étiquettes.
• Par comparaison entre les différents fichiers concernés (fichiers élèves, classes, manuels), GMSWin génère un état de stock nécessaire, disponible et manquant, une ou plusieurs commandes fournisseur.

En début d'année scolaire, GMSWin

• propose l'affectation de chaque manuel par élève et par classe
• édite la liste de prêts par élève avec l'état des manuels (abîmé, neuf, bon...)

En fin d'année, le système propose

• La comparaison entre l'état initial et l'état de restitution.
• Un ensemble de statistiques par état, par nature de détérioration, par classe, est à votre disposition, ainsi qu'une proposition de commande pour les manuels ne pouvant être réutilisés l'année suivante.

Le logiciel permet de transmettre par voie électronique au fournisseur de son choix, quel qu'il soit, le contenu d'une commande émise par l'établissement scolaire ainsi que les étiquettes associées.

Dans le cadre d'une prestation, le fournisseur-libraire reçoit la commande ainsi que l'image des étiquettes correspondantes. Il les imprime et les colle sur chaque exemplaire avant d'en effectuer la livraison.

Lors de la réception de la commande, tous les exemplaires seront intégrés automatiquement dans le stock par simple validation. Ils seront disponibles immédiatement pour le prêt aux élèves.

Module de gestion des rachats

Certaines régions recommandent aux établissements de racheter les manuels aux familles et/ou aux partenaires (associations, libraires). Afin de vous aider dans cette tâche, GMSWin dispose d'une fonctionnalité optionnelle (100 € TTC).

Ce module permet notamment :

• de fabriquer automatiquement les étiquettes codes-barres des manuels rachetés (pour le prêt ultérieur).
• d'éditer un bon de rachat mentionnant les manuels rachetés, leur prix de rachat, ainsi que leur état d'entrée dans le stock. Un ensemble de statistiques par état, par nature de déterioration, par classe, est à votre disposition, ainsi qu'une proposition de commande pour les manuels ne pouvant être réutilisés l'année suivante.

Module de Démarrage en cours d'année

Désormais, chaque fois que le logiciel sera acquis au cours de l'année scolaire, il sera possible d'assurer une mise en œuvre avec effet rétroactif au jour de la rentrée. En effet, cette nouvelle procédure optionnelle (100 € TTC) permet d'établir les étiquettes des manuels et les fiches de prêt classe par classe, élève par élève. A tout moment, GMSWin peut intégrer et générer les étiquettes d'un ou plusieurs manuels déjà en la possession d'un élève, afin d'établir ou de compléter sa fiche de prêt.